企業が知っておくべき在留資格管理の注意点 - 大阪のよしもと国際行政書士・社会保険労務士事務所の業務ブログ

外国人雇用が広がる中で、企業の人事担当者に求められる役割のひとつが外国人社員の「在留資格（ビザ）の適切な管理」です。

在留資格の確認や更新のサポートを怠ると、知らないうちに外国人社員が不法就労状態になり、企業側は「不法就労助長罪」に問われる可能性があります。

このブログでは、外国人社員の在留資格管理において、企業が押さえるべき実務ポイントを解説します。

在留資格管理の基本知識

外国人を雇用する企業の人事担当者様が適正な在留管理を行う第一歩として押さえておくべきことは①在留カードの意味合いを理解すること、➁主要な在留資格において、認められる活動の範囲を知ることです。

在留カードについて知ろう！

外国人が日本に中長期間滞在する場合、入国時に「在留カード」が交付されます。

在留カードには、氏名・在留資格・在留期間・就労可否などの重要な情報が記載されており、本人確認と在留資格確認のための最も重要な資料になります。

また、中長期滞在する外国人は原則として在留カードを常に携帯することが義務付けられていますので、在留カードを持っていなかったり、なかなか提示しようとしない場合は不法滞在を疑う必要があります。

採用時や在職中にこのカードを確認し、「就労可能かどうか」、「在留期限はいつなのか」を必ず把握するようにしてください。

在留カードのチェックポイントについて、こちらのブログに詳しく書いてありますので、ご覧ください。

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各在留資格で認められる活動の範囲を知ろう！

すべての在留資格には、日本でどのような活動ができるかが定められています。しかし、その内容が抽象的で、どこまでの活動が許容されるのかが明確でない在留資格も多数存在します。
たとえば、「技術・人文知識・国際業務」の在留資格を持つ方は、専門的、技術的な業務に就くことができるのですが、単純労働に従事することは認められていません。条文上には「単純労働は不可」といった明確な記載があるわけではないので、運用要領や解釈で判断することになります。

私たちのようにビザ申請を専門とする行政書士にとっては、これらの内容は当然理解しておくべき知識ですが、そうではない方々にとっては、この制度を正しく理解するのは非常に難しいことです。

出入国在留管理庁のホームページに各在留資格の「本邦において行うことができる活動」の部分を一度ご確認ください。分かるような分からないようなといった感じではないでしょうか。

また、「留学」や「家族滞在」といった在留資格では、原則として就労は認められていません。しかし、これらの在留資格を持つ方でも、資格外活動許可を取得すれば、週28時間までの就労が可能になります。

仮に、企業が外国人社員に対し、その在留資格で認められていない業務を行わせた場合、不法就労助長罪に該当し、処罰の対象となる可能性があります。そのため、「この在留資格で、自社の業務を担当させることができるのか？」と判断に迷った場合には、ビザ申請を専門とする行政書士などの専門家に相談することをおすすめします。

各ステップごとに企業がやるべき在留資格管理

採用時

採用前に必ず以下の点を確認しましょう。確認した情報は、採用書類とともに記録・保管しておきましょう。

①従事させる業務に対応した在留資格があるか、もしくはそれに該当する在留資格取得の要件を満たしているかのチェック

この時点で、要件を満たさない応募者は選考の対象から外します。

②国内にいる外国人を採用する場合は、在留カードをチェックして本人確認・在留期限をチェック

③就労制限の有無を確認する（「資格外活動許可」が必要な場合は取得しているかのチェック）

入社後

定期的な在留資格の確認と更新手続きが必要になります。

在留期間の更新手続きをせずに在留期間が終了すると、「不法滞在」状態となります。会社としては、在留期限が近づいた社員に対して、事前に更新の連絡を行う必要があります。

ビザ申請手続きを外国人主導で任せると、知識がないにもかかわらず自分で申請して、ビザ更新が認められないケースもあります。それを避けるために、ビザ更新手続きは会社主導で行うことをお勧めします。

▼ 管理のポイント

・社内で「在留資格管理台帳」をエクセル等で作成し、定期的にチェックするようにしましょう。

・ビザ申請を専門にしている行政書士事務所に管理と手続きをすべて委託する

当事務所では、ご依頼いただいているお客様には、在留期限満了の３～４ヶ月前ごろにご連絡をし、早いタイミングで書類の準備をしていただいています。そのような外部のサービスを利用するのもよいかと思います。